（1）檔案管理人員應認真登記造冊，分類整理，統計歸檔和保管，不得遺失和損壞。保證及時準確地提供技術資料和數據，為本單位的質量管理和服務社會提供可靠保證。

（2）各科室檢測人員應認真主動地做好所用規程和標準的搜集和整理工作，檢測原始記錄在檢定證書出具前由質保辦保存歸檔。

（3）其它質量和技術類管理文件及記錄等，應予記錄完成后交由質保辦歸檔并保存。

（4）如果實驗室合并或撤銷，或者檔案管理人員變更時，應及時做好檔案管理工作的移交程序，以保證檔案管理工作的安全準確完整。

單位各種文件均有唯一性標識，需要建立受控文件和非受控文件清單，注明文件名稱、編號、發文單位、發放范圍、發放日期、生效日期等必要信息，同時在文件封面加蓋受控和非受控公章，做到動態管理。

檔案管理分為八大類：組織結構、內外部受控文件、技術人員檔案、儀器設備檔案、質量控制運行檔案、檢測報告及原始記錄、評審檔案、風險控制檔案。

質量控制運行檔案包括方法選擇、質量控制、質量監督、內部審查、管理評審、不符合工作管理、樣品管理、人員培訓、上崗考核、客戶滿意度、合格供應商，文件控制記錄。

內外部受控文件包括國際或國家發布的實驗室認可相關標準，程序文件、質量手冊、各類作業指導書及操作規程，支撐表單等。

1．檔案借閱要求

（1）上級部門考核復查或認評需要提供資料時，經最高管理者批準后，方能提供。

（2）各科室人員借閱資料時，經辦理借閱登記手續后，并說明借閱時限，并及時歸還。

（3）其他單位或個人借閱時，應提供書面申請，經最高管理者批準后，方可借閱，借閱人不得遺失和損壞，如有上述情況發生，視情節酌情賠償。

2．檔案管理辦法

（1）檔案按類別歸檔保存，購置的儀器設備資料、檢定證書、學習培訓資料及相關技術資料應及時歸檔。

（2）所有資料和原始數據不得帶出實驗室和復印，特殊情況經最高管理者批準后可使用復印件。

（3）電子版記錄統一保管并有備份和密碼，防止閱讀和修改及計算機病毒等人為原因造成丟失。

3.檔案歸檔要求

(1)歸檔的資料要求完整、齊全、分類準確便于保管、查閱；

(2)歸檔時須對歸檔資料的內容和份數進行核查，并填寫《文件和資料管理登記一覽表》按表內各項逐一填寫清楚；

(3)歸檔的資料要用碳素墨水或藍黑墨水填寫；

(4)歸檔資料應按歸檔資料的種類分類整理、分類立卷；分類存放；

(5)對每類歸檔資料應編制總目錄；

(6)歸檔資料應存放檔案盒中，盒外有類別標志，盒內有按件編制的目錄；

(7)檔案必須存放檔案柜中妥善保管，防止遺失；

(8)檔案存放環境應保證防潮、防霉、防蟲蛀：

(9)涉及保密的檔案資料應遵守保密制度。

4．檔案保管期限

根據各類檔案性質確定保管期限，檔案管理員保管的資料期限分別為：

(1)凡是有長期利用價值的檔案列為永久保管，如本中心的政策性文件、質量管理體系文件、處理重要問題形成的文件資料、重要的計劃和總結等。

(2)管理評審、內部審核的相關記錄，保存期為三年；

(3)檢測原始記錄和報告復印件，保存期限為長期；

(4)實驗比對和能力驗證記錄、抱怨處理記錄、合同評審記錄、文件控制記錄、分包記錄等保存期限為三年；

(5)計量儀器設備檢定證書、儀器設備運行檢查記錄、儀器設備使用記錄和維護記錄以及使用說明書（或復印件）等，保存期限由儀器設備報廢時間而定；

(6)技術人員的技術檔案則應長期保存；

(7)服務和供應品的采購記錄，由采購部保存，保存期為三年。

(8)儀器設備，其說明書及相關資料保存期限由儀器設備報廢時間而定。